Última actualización: 12 de octubre de 2026
En GCSoftwareColombia desarrollamos y prestamos un software en la nube para odontólogos, consultorios y clínicas odontológicas, que incluye agenda, historia clínica, cobros y un asistente de WhatsApp. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, cómo los protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos.
1. Responsable del tratamiento
| Responsable | Cristian Camilo Gutiérrez Solano, persona natural comerciante, propietario del establecimiento de comercio GCSCOLOMBIA (marca GCSoftwareColombia) |
|---|---|
| NIT | 1074415102-5 |
| Domicilio | [DIRECCIÓN], [CIUDAD], Colombia |
| Correo | info@gcsoftwarecolombia.com |
| Teléfono y WhatsApp | +57 316 274 2610 |
| Sitio web | https://gcsoftwarecolombia.com |
2. Marco legal
Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que recoge el Decreto 1377 de 2013) y las normas que los modifiquen o complementen. En lo relacionado con la historia clínica aplican también la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017.
3. Términos que usamos
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Dato personal: cualquier información que identifica o permite identificar a una persona.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud.
- Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
- Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable y según sus instrucciones.
- Tratamiento: recolectar, guardar, usar, enviar, actualizar o borrar datos.
- Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. A quién aplica y en qué calidad actuamos
- Visitantes del sitio y personas que nos escriben por WhatsApp, Messenger, correo o el formulario de contacto. Aquí somos responsables.
- Clientes: odontólogos, consultorios y clínicas que contratan el software, y sus usuarios. Aquí somos responsables.
- Pacientes de nuestros clientes: sus datos los registra cada clínica en el software o llegan por el WhatsApp de la clínica. Aquí la clínica es la responsable y GCSoftwareColombia es encargado: tratamos esos datos solo para prestar el servicio a la clínica y según sus instrucciones, como se detalla en el acuerdo de tratamiento de datos.
5. Principios que seguimos
Tratamos los datos de forma legal, solo para finalidades informadas y legítimas, con autorización del titular (salvo las excepciones de ley), con información veraz y actualizada, de forma transparente, con acceso restringido a quien lo necesita, con medidas de seguridad y guardando reserva incluso después de terminada la relación.
6. Datos que tratamos
| Origen | Datos |
|---|---|
| Sitio web y contacto | Nombre, correo, teléfono, mensaje y el producto que te interesa. |
| Clientes | Datos de la clínica y de sus usuarios (nombre, documento, correo, teléfono, rol), datos para cobrar la suscripción y registros de acceso (fecha, IP y navegador). |
| WhatsApp (API oficial de WhatsApp Business de Meta) | Número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes y archivos que la persona envía, fecha y hora, y estado de entrega de los mensajes. |
| Pacientes (por cuenta de cada clínica) | Identificación, contacto, citas, historia clínica, imágenes diagnósticas, tratamientos, consentimientos y pagos. |
7. Cómo obtenemos la autorización
- Al escribirnos o llenar un formulario, aceptas que usemos tus datos para responderte.
- Los clientes la otorgan al contratar el servicio y aceptar los términos y condiciones.
- La autorización de los pacientes la obtiene la clínica. El software incluye un formato de autorización de tratamiento de datos para que la clínica lo firme con cada paciente.
Conservamos prueba de las autorizaciones que nos corresponden y puedes pedir una copia.
8. Para qué usamos los datos
- Responder tus preguntas, enviarte la información comercial que pediste y crear tu cuenta de prueba.
- Prestar el software: agenda, historia clínica, cobros, reportes, RIPS y soporte técnico.
- Por cuenta de la clínica: responder mensajes de WhatsApp, agendar, confirmar, reagendar o cancelar citas, y enviar recordatorios y avisos de la atención.
- Cobrar la suscripción y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Proteger el servicio: seguridad, prevención de fraude y auditoría de accesos.
- Enviar novedades del software a nuestros clientes y contactos. Puedes pedir que no te las enviemos en cualquier momento.
- Hacer estadísticas de uso con datos anónimos, que no permiten identificar a nadie.
No usamos los datos de los pacientes para fines propios: ni publicidad, ni venta, ni perfiles comerciales.
9. Datos recibidos por WhatsApp
- Usamos los datos de WhatsApp solo para atender la conversación y la cita que la persona solicita.
- No vendemos, alquilamos ni compartimos estos datos con terceros para publicidad, y no los usamos para crear perfiles publicitarios.
- Las respuestas automáticas se generan con un modelo de inteligencia artificial que funciona en servidores administrados por nosotros. Los mensajes no se usan para entrenar modelos de terceros.
- El contenido de los mensajes se guarda cifrado en nuestra base de datos.
- La persona puede pedir en cualquier momento hablar con alguien de la clínica, dejar de recibir mensajes o que se borre la conversación.
- Solo enviamos recordatorios o mensajes de seguimiento a quien dio su número a la clínica para ese fin, y respetamos las políticas de WhatsApp Business y de Meta.
10. Datos sensibles
Los datos de salud solo se tratan dentro del software de la clínica, con la autorización que la clínica obtiene del paciente, y solo los ven los usuarios a quienes la clínica da permiso. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles fuera de lo necesario para su atención.
11. Niñas, niños y adolescentes
Sus datos los registra la clínica con autorización de su padre, madre o representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y teniendo en cuenta su opinión cuando tenga la madurez para darla.
12. Con quién compartimos los datos
- La clínica a la que pertenecen los datos de sus pacientes.
- Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo contrato y solo para ese fin: alojamiento web y servidores (Hostinger, Contabo y LightNode), envío de correos (Google) y Meta Platforms (WhatsApp Business) para enviar y recibir mensajes. Algunos de estos servidores pueden estar fuera de Colombia; en ese caso exigimos niveles adecuados de protección. La lista está en el acuerdo de tratamiento de datos.
- Autoridades, cuando la ley o una orden judicial lo exijan. Si eso pasa con datos de una clínica, se lo informamos, salvo que la ley lo prohíba.
No vendemos datos personales.
13. Cuánto tiempo los guardamos
- Contactos comerciales: hasta que nos pidas eliminarlos, o máximo 2 años sin interacción.
- Datos de clientes: mientras dure el contrato y el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
- Información de la clínica al terminar el contrato: 30 días para que pida una copia; luego se elimina en máximo 90 días, salvo lo que la ley obligue a conservar.
- Conversaciones de WhatsApp: mientras la clínica las necesite para la atención, o hasta que la persona pida su eliminación.
- Historia clínica: el tiempo que exige la normativa de salud. Esa obligación es de la clínica.
14. Cómo protegemos los datos
Conexiones cifradas (HTTPS), mensajes cifrados, una base de datos separada para cada clínica, contraseñas protegidas, usuarios con roles y permisos, registro de accesos y de cambios, archivos clínicos en almacenamiento privado y copias de seguridad. El detalle está en el anexo de medidas de seguridad. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la ley.
15. Tus derechos
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que diste.
- Saber cómo se han usado tus datos.
- Revocar la autorización o pedir que se eliminen, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu solicitud ante nosotros.
- Acceder gratis a tus datos.
16. Nuestros deberes
Como responsable o encargado, según el caso, nos comprometemos a garantizar tus derechos, conservar la información con seguridad, actualizarla y corregirla cuando corresponda, tramitar tus consultas y reclamos en los plazos de ley, marcar como "en reclamo" la información en discusión, informar a la SIC los incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones.
17. Cómo hacer una consulta o un reclamo
Escríbenos a info@gcsoftwarecolombia.com o por WhatsApp al +57 316 274 2610. Incluye tu nombre, tu número de documento o de teléfono, lo que pides y un medio para responderte.
- Consultas (saber qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o revocar la autorización): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles avisándote el motivo. Si al reclamo le falta información, te la pedimos en los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta tuya, entendemos que desististe.
Si eres paciente de una clínica que usa nuestro software, también puedes dirigirte directamente a la clínica. Si nos escribes a nosotros, trasladamos tu solicitud a la clínica y la apoyamos para responderte.
Para borrar tus datos sigue las instrucciones de eliminación de datos.
18. Cookies
Este sitio no usa cookies de publicidad. Solo guarda en tu navegador datos técnicos temporales, por ejemplo para no volver a abrir el chat en la misma visita. Otros sitios a los que enlazamos tienen sus propias políticas.
19. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su publicación. Si la cambiamos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, si el cambio es importante, lo avisaremos a nuestros clientes.