Términos y condiciones

Última actualización: 12 de octubre de 2026

Estos términos regulan el uso del software odontológico en la nube de GCSoftwareColombia (en adelante, "el servicio"). Al crear una cuenta o usar el servicio, el cliente y sus usuarios aceptan estos términos, la política de privacidad y el acuerdo de tratamiento de datos, que hacen parte de este contrato.

1. Quiénes somos

2. Términos que usamos

• Cliente: el odontólogo, consultorio o clínica que contrata el servicio.
• Usuario: cada persona a quien el cliente da acceso (profesionales, recepción, administración).
• Información del cliente: todo lo que el cliente registra o recibe en el servicio: pacientes, historias clínicas, imágenes, citas, cobros y conversaciones.

3. El servicio

Software en la nube para odontólogos, consultorios y clínicas: agenda, historia clínica, odontograma, cobros, reportes, RIPS, inventario, esterilización, marketing y asistente de WhatsApp, según el plan y los módulos contratados. Se usa desde el navegador; no requiere instalación. Damos al cliente un derecho de uso personal, no exclusivo e intransferible mientras la suscripción esté vigente.

4. Usuarios y contraseñas

• Cada persona debe tener su propio usuario. No se permiten usuarios compartidos, para que siempre quede registro de quién hizo cada cosa.
• Las contraseñas son personales y secretas. Lo que se haga con un usuario se entiende hecho por su titular.
• El cliente decide quién tiene acceso y con qué permisos, y debe quitar el acceso a quien deje de trabajar con él.
• Si sospechas que alguien conoce tu contraseña, cámbiala y avísanos.

5. Prueba gratis, precios y pagos

• Ofrecemos 10 días de prueba gratis, sin compromiso.
• Los planes y módulos se pagan por mes o por año, de forma anticipada, según los precios publicados en este sitio al contratar.
• Podemos ajustar los precios avisando con al menos 30 días de anticipación. El cambio aplica desde el siguiente periodo.
• Si el pago no se recibe a tiempo, el acceso se suspende hasta ponerse al día. La información no se borra por la suspensión.
• Puedes cancelar cuando quieras; la cancelación aplica al siguiente periodo. No se reembolsan periodos ya iniciados, salvo que la ley lo exija.

6. Información del cliente y datos personales

• La información del cliente es del cliente. El cliente es el responsable de los datos de sus pacientes y GCSoftwareColombia actúa como encargado, según el acuerdo de tratamiento de datos.
• El cliente debe obtener la autorización de sus pacientes para el tratamiento de sus datos y para contactarlos por WhatsApp o correo.
• Al terminar el servicio, el cliente puede pedir una copia de su información dentro de los 30 días siguientes. Después la eliminamos en máximo 90 días, salvo la que debamos guardar por ley.

7. Lo que nos comprometemos a hacer

• Mantener el servicio funcionando y actualizado, con medidas de seguridad razonables.
• Dar soporte por WhatsApp y correo.
• Avisar con anticipación los mantenimientos programados, cuando sea posible.
• Guardar reserva de la información del cliente y no usarla para fines propios.

8. Lo que el cliente se compromete a hacer

• Registrar información veraz. El contenido clínico, los diagnósticos, los tratamientos y los reportes que se envían a las autoridades (como los RIPS) son responsabilidad del profesional y de la clínica.
• Usar el asistente de WhatsApp según las políticas de WhatsApp Business y de Meta: sin spam y solo con personas que aceptaron recibir mensajes.
• No usar el servicio para actividades ilegales, no intentar afectar su seguridad, no copiarlo ni revenderlo y no acceder a información de otras clínicas.
• Tener internet y equipos adecuados, y descargar periódicamente los reportes que necesite tener a mano si se cae su conexión.

9. Disponibilidad

Trabajamos para que el servicio esté disponible todo el tiempo. Puede haber interrupciones por mantenimiento o por fallas de terceros, como el proveedor de internet, el alojamiento o WhatsApp, que no dependen de nosotros.

10. Asistente con inteligencia artificial

Las respuestas automáticas del asistente se basan en la información que la clínica configura. No reemplazan el criterio del profesional ni dan diagnósticos. La clínica debe revisar la información que entrega el asistente y puede atender directamente cualquier conversación.

11. Registros de actividad

El servicio guarda registros de accesos y de cambios (quién, cuándo, desde dónde y qué hizo). Sirven para la seguridad, para resolver problemas y como prueba en caso de diferencias. El cliente puede consultarlos según los permisos de su plan.

12. Confidencialidad

Ambas partes guardan reserva de la información confidencial de la otra durante el contrato y después de terminado, salvo que la ley o una autoridad obliguen a revelarla.

13. Propiedad intelectual

El software, su diseño, su código y la marca GCSoftwareColombia son de GCSoftwareColombia. La suscripción da derecho a usarlo mientras esté vigente; no transfiere su propiedad ni permite copiarlo, modificarlo o revenderlo.

14. Limitación de responsabilidad

GCSoftwareColombia no responde por decisiones clínicas o administrativas tomadas con base en la información registrada por el cliente, ni por daños indirectos o lucro cesante. En todo caso, nuestra responsabilidad se limita al valor pagado por el servicio en los últimos tres meses, salvo dolo o culpa grave.

15. Duración y terminación

El contrato dura mientras la suscripción esté vigente y se renueva con cada pago. Cualquiera de las partes puede terminarlo avisando a la otra. Podemos terminarlo de inmediato si el cliente incumple gravemente estos términos, por ejemplo usando el servicio para actividades ilegales.

16. Cambios

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la nueva versión en esta página y avisaremos a los clientes los cambios importantes.

17. Ley aplicable y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Cualquier diferencia se intentará resolver primero de forma directa, escribiéndonos a info@gcsoftwarecolombia.com o por WhatsApp al +57 316 274 2610. Los mensajes electrónicos entre las partes tienen plena validez.